Organigramma aziendale: come definirlo per il poliambulatorio

Se è la prima volta che atterri su questo Blog mi presento in due righe. Sono il Dott.Fabio Marino, fondatore dei Centri medico-fisioterapici e di Personal Trainer Kinesis Sport, laureato in Scienze Motorie, specializzato in Posturologia e Laureato in Economia della Starup specializzato in amministrazione finanziaria.

L’organigramma aziendale è un documento che rappresenta la struttura organizzativa dell’impresa, ossia l’insieme delle scelte attraverso cui il lavoro viene diviso e coordinato all’interno di un sistema organizzativo.

La definizione dell’organigramma aziendale,  in ottica di pianificazione e coordinamento, è un’operazione di vitale importanza per un’impresa che mira al successo, e non può prescindere da una strategia accurata. Per questo motivo, l’imprenditore dovrà partire dalle risorse e dalle competenze presenti nella sua azienda, imparando a valorizzarle per migliorare il rendimento di ogni membro del team.

Com’è composto l’organigramma aziendale

Dal punto di vista formale, la definizione di un organigramma aziendale non è altro che una rappresentazione grafica delle mansioni, dei livelli gerarchici e dell’andamento generale dell’azienda.

Concettualmente, rappresenta i legami funzionali e gerarchici che tengono unite le persone all’interno dell’organizzazione, i ruoli dei dipendenti e la divisione dei compiti. 

L’organigramma aziendale rappresenta quindi lo scheletro di un’impresa e coinvolge le dimensioni di: 

• differenziazione (divisione del lavoro);
• strutturazione (disposizione e regolazione);
• integrazione (coordinamento e controllo);
• leadership (motivazione e trascinamento).

L’organigramma aziendale in poliambulatorio

La qualità nella gestione di un poliambulatorio è una variabile di enorme valore. Infatti, è proprio da questa che dipende la buona organizzazione dei dipendenti e del lavoro. 

In questa direzione, la definizione dell’organigramma aziendale del poliambulatorio garantisce la qualità della gestione ordinaria, della messa a punto dei processi organizzativi e della loro sincronizzazione, con l’obiettivo di dar vita a una “macchina” in cui ogni ingranaggio è perfettamente funzionante e al servizio del cliente.

Equilibrio tecnico ed esperienziale del team di lavoro

Per strutturare un organigramma aziendale equilibrato, occorre prima di tutto definire l’equilibrio tecnico ed esperienziale del team di lavoro. Solo in questo modo sarà possibile definire in modo chiaro i ruoli di ogni risorsa, i compiti e i rapporti gerarchici tra i membri dello staff.

Innanzitutto, all’interno del gruppo dovrà esserci sempre un buon equilibrio tra il numero di donne e di uomini. In questo modo, eviterai che il tuo team ecceda di caratteristiche tipicamente femminili o maschili, permettendogli di adattarsi alle richieste delle utenze durante i trattamenti.

Anche il livello di esperienza è fondamentale. Un eccesso di neolaureati nel tuo team, e quindi nel tuo organigramma aziendale, creerà un abbassamento della qualità del lavoro. Ma anche una difficoltà nello stabilire i rapporti gerarchici all’interno del poliambulatorio.

Al tempo stesso, terapeuti con maggior esperienza, saranno capaci di gestire il proprio ruolo con maggior sicurezza, e di coordinare e formare anche il team dei più giovani, trasmettendo il loro know-how.

Tuttavia, un presenza eccessiva di personale altamente qualificato creerà maggiore difficoltà nel rispetto delle regole e delle metodologie imposte dall’esterno.

Un modo per non sbagliare è quindi inserire alternativamente una persona di esperienza e una persona neolaureata da formare.

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Come funziona un organigramma aziendale?

Fatta la precedente premessa, possiamo passare ad analizzare come funziona un organigramma aziendale.

Come abbiamo detto, l’organigramma aziendale è un documento molto intuitivo che permette di capire come è strutturata l’azienda, quali persone fanno parte dell’organizzazione e con quali ruoli. Una rappresentazione che deve essere il più possibile completa e chiara, per permettere ai dipendenti di comprendere bene la loro posizione e il loro ruolo, inquadrare i referenti diretti e i leader.

Solitamente si compone di due elementi grafici:

• rettangoli o ellissi, che rappresentano enti od organi come direzioni, funzioni, dipartimenti, o uffici. Gli enti, a loro volta, possono essere suddivisi in organi o funzioni, che esercitano un’autorità gerarchica sugli enti subalterni e svolgono attività di primaria importanza per il business. E in organi o funzioni di staff, che forniscono un supporto svolgendo compiti di ufficio, studi, segreteria, ecc.

• linee, che evidenziano le relazioni che intercorrono tra gli enti, formalizzando le gerarchie aziendali. Le linee continue indicano legami di tipo gerarchico, mentre quelle tratteggiate evidenziano l’assenza di relazioni gerarchiche tra le funzioni.

Le modalità per rappresentare graficamente i rapporti che intercorrono tra i ruoli sono molteplici. Puoi utilizzare diagrammi ad albero, a bandiera (estesi in altezza), piramidali (estesi in larghezza), circolari (in cui il massimo grado gerarchico è posto al centro) oppure misti (in cui alcuni livelli sono rappresentati in forma piramidale e altri a bandiera).

In conclusione, un organigramma ben concepito è quindi in grado di rispondere a poche, ma fondamentali, domande:

• Quali sono le figure rilevanti in azienda?
• Chi ha la responsabilità di chi?
• Quali sono i ruoli?
• Come sono suddivisi i compiti?

Serve a chiarire le dinamiche gerarchiche, ma anche a far comprendere la centralità di ogni individuo per il successo del progetto imprenditoriale. È un documento che facilita l’onboarding dei nuovi assunti, la comprensione dei percorsi di carriera e dell’evoluzione del business dell’azienda, che si traduce in un employee engagement più efficace.

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